Внутрішні корпоративні розслідування: організаційні питання

Що саме повинні робити особи, уповноважені на проведення внутрішнього корпоративного розслідування?

Основним завданням осіб, яких було наділено повноваженнями на проведення внутрішнього розслідування, є встановлення обставин вчинення протиправних дій та кола причетних до цього осіб.

В першу чергу складається план проведення розслідування. Його зміст безпосередньо залежить від специфіки виявленого порушення, обставин справи, розмірів компанії та інших ситуаційних факторів. Однак, загалом план повинен містити наступне:

1) чітке визначення обставин, що підлягають встановленню:
– які протиправні дії було вчинено;
– яким способом було вчинено протиправні дії;
– коли було вчинено протиправні дії;
– які наслідки тягнуть за собою протиправні дії;
– ким було вчинено протиправні дії;

2) способи встановлення об’єктивних обставин справи, наприклад:

– дослідження документів компанії (аудит звітності);
– проведення опитування осіб;
– огляд майна компанії;
– перевірка технічних засобів контролю і доступу до приміщень, активів, документів та інформації;
– перевірка контрагентів;
– отримання інформації із загальодоступних джерел (ЗМІ, державні реєстри, статистичні дані).

3) способи фіксації виявлених обставин справи, наприклад:

– отримання експертних висновків;
– складання актів та протоколів;
– отримання письмових пояснень від осіб;
– отримання інформації у відповідь на адвокатські запити;
– здійснення аудіо- та відеофіксації;

4) строки проведення окремих дій в рамках розслідування;

5) визначення осіб, відповідальних за вчинення тих чи інших дій в рамках розслідування;

6) вимоги до змісту звіту за результатами проведеного розслідування.

Всі подальші дії осіб, уповноважених на проведення розслідування, повинні відповідати передбаченому плану та проводитися у відповідні визначені планом строки. У випадку істотної зміни обставин під час проведення розслідування до плану повинні бути внесені корективи. Слідування передбаченому порядку проведення внутрішнього корпоративного розслідування є обовязковою умовою його якісного й оперативного проведення, а також можливості в подальшому використовувати його результати.

Окремо звертаємо увагу на те, що питання притягнення винних осіб до відповідальності та компенсації завданих збитків не відноситься до компетенції осіб, які проводять внутрішнє розслідування, оскільки таке рішення може приймати виключно керівник або засновник компанії.

Які дії не повинні вчинятися під час проведення внутрішнього корпоративного розслідування?

Основне завдання внутрішнього корпоративного розслідування зводиться до отримання та фіксації інформації.

Тому необхідно пам’ятати, що відповідно до законодавства України кожен може отримувати, зберігати, використовувати і поширювати інформацію з метою реалізації своїх прав, свобод і законних інтересів, проте, такі дії не повинні порушувати законні права та інтереси інших фізичних та юридичних осіб.

Крім того, необхідно пам’ятати, що під час проведення внутрішнього корпоративного розслідування неможна застосовувати такі способи отримання інформації, що віднесені законодавством до слідчих (розшукових) дій чи оперативно-розшукових заходів, які уповноважені здійснювати виключно правоохоронні органи України. Тому, наприклад, прослуховування в офісі або спостереження за співробітником є порушенням законодавства України.

Отже, порушення прав інших осіб під час отримання та фіксації в рамках розслідування будь-якої інформації не допускається. Недотримання цього правила може призвести до негативних наслідків:

1) отримання претензій, позовів від осіб, права яких було порушено;

2) уваги правоохоронних органів, у т.ч., як реакції на звернення до них осіб, права яких було порушено;

3) неможливості застосування у подальшому інформації, отриманої незаконним шляхом (наприклад, під час кримінального провадження або судового спору).