Внутрішнє корпоративне розслідування: як виявити факт правопорушення?

Як виявити факт правопорушення та визначити необхідність проведення внутрішнього розслідування?

Необхідно розуміти, що будь яке порушення залишає за собою сліди.

Якщо мова йде про правопорушення, вчинені з корисливих мотивів, такі як крадіжки або шахрайство, то їх можливо виявити проаналізувавши бухгалтерську та фінансову звітність, інформацію стосовно контрагентів та документи по здійсненню закупівель. Ознаками, які можуть свідчити про вчинення правопорушення, є суперечності в первинній документації, зникнення документів, виявлення договорів укладених з фіктивними компаніями, здійснення неузгоджених платежів, безпідставне збільшення витрат або використовуваних у виробництві матеріалів.

Складніше встановити факти неправомірного вилучення інформації. Зазвичай, якщо стався виток цінної інформації, компанія виявить це вже після її застосування.

Питання необхідності проведення внутрішнього розслідування є ситуаційним. Рішення приймається в залежності від сукупності ознак, які свідчать про вчинення правопорушення.

Чи можна побудувати механізм виявлення правопорушень?

Такий механізм можна та необхідно побудувати кожній середній та великій компанії.
У зв’язку зі збільшенням кількості операцій та персоналу у процесі розвитку контролювати підприємство стає все складніше, відповідно збільшується кількість можливостей для зловживань. Тому компанія повинна мати систему документів, якими чітко регламентовано всі внутрішні бізнес-процеси. Такі документи видаються у формі положень, порядків, інструкцій, що підлягають затвердженню наказом керівника підприємства, і повинні бути доведені до відома працівників. Необхідно передбачити компетенцію для кожної посади, порядок прийняття та погодження рішень, порядок використання коштів тощо. Порушення встановлених правил свідчитиме про наявність ризиків вчинення правопорушення.

Крім того, кожне підприємство повинно мати механізми контролю діяльності. Відповідними повноваженнями наділяються посадові особи компанії. Простим способом контролю є проведення регулярних аудитів.

Окремої уваги заслуговує запровадження на підприємстві комплаєнс-політик, спрямованих на запобігання діям, які можуть бути кваліфіковані як корупція. На сьогоднішній день всі великі іноземні компанії, які працюють в Україні, мають такі антикорупційні програми та спеціального уповноваженого, який здійснює контроль за їх дотриманням.

Відносно новим інструментом в Україні є лінія або пошта довіри, за якою будь-який працівник може анонімно звернутися до компетентної особи з повідомлення про вчинення порушення.

Важливу роль у виявленні правопорушень відіграє служба безпеки компанії. До компетенції спеціалістів служби безпеки належать питання щодо налагодження надійної та ефективної системи запобігання, виявлення та припинення правопорушень, а також мінімізації негативних наслідків. Така система, в першу чергу, має бути спрямована на забезпечення економічної і фінансової безпеки та сприяти успішному розвитку бізнесу.

У підсумку маємо перелік інструментів для виявлення та запобігання протиправних дій. Але пам’ятаємо, що ця система має бути гнучкою і постійно змінюватися і доповнюватися з метою підвищення рівня убезпечення діяльність компанії від вчинення протиправних дій.

Припустимо, було виявлено факт правопорушення, наприклад, шахрайства. Як у подібній ситуації повинен діяти керівник?

У разі наявності обґрунтованих підстав вважати, що було вчинено правопорушення, керівнику варто негайно:

1. зупинити роботу з активами, які використовуються в ході підозрілих подій: проведення фінансових операцій, відчуження майна, укладення відповідних угод;
2. обмежити компетенцію осіб, які можуть бути причетними до вчинення протиправних дій;
3. обмежити доступ до інформації відносно підозрілих подій;
4. максимально задокументувати підозрілі події та забезпечити збереження слідів.

Якщо не буде вжито зазначених заходів, існує висока вірогідність завдання шкоди інтересам компанії. Завжди краще запобігти заподіянню збитків, ніж потім намагатися отримати їх компенсацію.
У подальшому приймається рішення про необхідність проведення внутрішнього корпоративного розслідування.